ИНСТРУКЦИЯ В ОТНОШЕНИИ РАБОТЫ НИЖНЕТАГИЛЬСКОЙ ДЕМИДОВСКОЙ КАНЦЕЛЯРИИ ГОРНОГО ДЕЛА
Инструкция, составленная Генеральной дирекцией горного дела в Нижнем Тагиле в отношении работы канцелярии этого учреждения
Дата документа: 1839 г.
Архивный шифр: РГАДА. Ф. 1267. Оп. 8. Д. 703. Л. 65–68 (ФКУ «Российский государственный архив древних актов»)
Обязанности писарей
Обязанности писарей канцелярии следующие:
1) Чистое и корректное копирование черновиков в чистовики.
2) После копирования черновика, они должны будут передать его с копией для сбора документов помощником.
3) По распоряжению начальников столов они должны прилагать черновики к делам, в коробках с которыми будут храниться такие документы.
4) Также в их обязанности входит нанесение записей на папки с документами, сверять записи в книгах и тетрадях и нумеровать их.
5) Все писцы должны подчиняться начальникам столов без возражений.
6) Они должны вникать в дела и особенности работы канцелярии, чтобы со временем они сами могли выполнять функции начальников столов, и, поступая на другие должности, они были бы знакомы с работами бюро.
7) Писцы должны особенно заботиться о чистоте во время работы, убирая посторонние предметы и следить за тем, чтобы документы не были разбросаны по столам и на окнах.
Обязанности архивиста и его помощника
1) После получения пакета документов для какого бы то ни было отдела, он должен подписать его в подтверждение получения, до этого сделать надпись с указанием секции, года и сути дела и затем туда приложить этикетку с той же надписью.
2) Затем он должен внести дело в регистрационный журнал и поставить на этикетку номер, под которым она была внесена в журнал.
3) Наконец он должен поместить пакет в подходящее для этого места в пределах архива.
4) Для него обязательно ввести реестр, чтобы вносить туда все документы из архивов в строгом порядке. В реестре те, кто получили документ, должны поставить подпись об этом, без чего ни одно дело никому не может быть передано.
5) По истечении некоторого времени, но не ранее, чем по истечении 8 дней, он должен потребовать возвращения взятых дел и после их получения внести запись о получении в своем реестре.
6) В любое время года и особенно зимой архивы должны отапливаться и свечи необходимо носить настолько осторожно, чтобы ни одна искра не упала и не вызвала пожар (да соблаговолит Господь сохранить нас от этого).
7) Чтобы избежать (предупредить) любое происшествие, связанное с пожаром, архивист или его помощник безусловно должны посещать архивы каждый вечер в 10 или 11 часов с фонарем.
8) Под угрозой самой строгой ответственности они не должны передавать документы никакому постороннему, даже сам их проход в архивы воспрещен.
Обязанности хранителя бюро
Это местный мэтр полиции и его обязанности состоят в следующем:
1) Иметь точный инвентарь всего, что находится в Счетной палате и различных секциях, таких, как: рисунки, столы, кресла, стулья, шкафы, сундуки, картины, различные предметы и даже всех светильников, которые находятся в каждой комнате и каждом коридоре.
2) Следить за тем, чтобы все предметы, указанные в инвентаре, были на своих местах в порядке и чистоте и составлять отчет для Генеральной дирекции о нуждах в новых вещах и ремонте старой мебели.
3) Распорядитель находится во главе все охранников и водителей Счетной палаты и он следит за тем, чтобы: а) они все были на своих местах; б) они все выполняли свои обязанности, то есть чтобы они следили за чистотой во всех комнатах и разогревали печи вовремя, умеренно и со всеми необходимыми предосторожностями, принятыми, чтобы избежать чрезвычайных происшествий с огнем; в) они были на месте и никуда не уходили ни под каким предлогом, не получив на это разрешения.
4) Распорядитель следит за надлежащим состоянием печей и заботится о том, чтобы немедленные ремонтные меры были предприняты в этом отношении.
5) Каждое утро и каждый вечер распорядитель посещает все комнаты Генеральной дирекции, также, как и отделов, чтобы следить за сохранением спокойствия, чистоты и порядка.
6) Он осуществляет беглое инспектирование точность исполнения работниками дежурных дней во всех без исключения отделах, включая надзорный.
7) Во время рабочего дня распорядитель находится в прихожей, чтобы принимать и записывать устные ходатайства и сделать об этом доклад интенданту; но время от времени он посещает разные отделы, особенно те, где работает много людей, чтобы строго следить за соблюдением порядка и спокойствия.
8) Распорядитель следит за внутренней и внешней охраной Счетной палаты и каждое утро он информирует управляющего о делах или принятых им мерах по предупреждению происшествий, после делает доклад интендантам.
В завершении этого документа отметим, что Управление горного дела считает необходимым учредить общие правила для всех работников канцелярии, то есть солидарную и общую ответственность: Они во всем адаптированы как для послушных вышестоящим дебютантов, так и для старших, опекающих дебютантов в отношении точность выполнения их обязанностей, так и по моральным вопросам и в отношении поведения; но так как часто случается, что несмотря на все старание старший не может достаточно следить за дебютантами и о ряде их ошибок узнают их коллеги, и в обязанности каждого все время вменяется то, что если они заметят какое-либо нарушение в поведении, пренебрежение обязанностями и злоупотребления со стороны кого бы то ни было, безусловно должны предупредить об этом своего вышестоящего или непосредственно управляющего делами.
Если кто-либо не выполнит этого правила, то есть будет обнаружено, что конкретный работник сделал какую-либо ошибку и тот, кому стало об этом известно, не предупредил своего вышестоящего в соответствии с данным правилом, в таком случае этот последний будет подвергнут такому же наказанию, как и виновный, также, как и старшие коллеги в случае совершения дебютантами ошибок должны ответить за них с учетом степени их пренебрежения к выполнению обязанности по наблюдению за ним или слишком большим поблажкам в отношении того, что предписано всем работникам канцелярии, за выполнением чего нужно следить пунктуально и неукоснительно.
